ビジネスメールの基本

ビジネスメールの基本マナー | 構成と書き方

電子メールといえば、今やオフィスワーカーなら使わない人はいないほど浸透しています。

しかし、メールの基本的なマナーを学んだという人は意外に少ないのではないでしょうか?

我流でメールのやりとりをしていると、いままでずっと失礼なメールを送っていたなんてことにもなりかねません。

この記事では、メールのごく基本的なマナーと書き方についてご紹介します。

基本をしっかり学んで、相手に読みやすい喜ばれるメールを書きましょう。

メール送信時の要素

まずは、基本的なビジネスメールの構成について紹介します。とりあえず、これだけでも抑えておけばビジネスメールを使う基本は学べます。しっかりと覚えておきましょう。

メール送信時の要素

宛先

送信する先のメールアドレスを入力する場所です。メールのアドレス帳に登録しておけば、ボタン一つでアドレスを呼び出すことができますが、登録名は相手にも表示されてしまうため、ニックネームや略称ではなく(所属)役職、氏名の正式名称を書いておきます。

CC

CCはCarbon Copyの略で、宛先に送信すると同時にメールをコピーしてCCに記載したアドレスにも同じ文を送信する意味があります。宛先との使い分けは、宛先がメールの主たる送信先とすればCCは、メールの内容を伝えておいた方がいい人ということになります。

相手から来たメールのCCに知らないアドレスが入っている場合でも、通常は全員に返信でCCも含めて返事を出します。

BCC

CCと同じように、メールをBCCの人にも同時に送るという機能です。CCと違うのは、BCCで指定した送信先は相手には見えないということです。たとえば、「お客様にメールを送った内容を上司にも送っておきたいが送ったのが知られると、あまり良い気がしないだろう」といった場合にBCCを使います。

件名(Subject)

メールのタイトルを入力します。あなたもそうだと思いますが、メールを受信した人は、タイトルを見て開封するか、必要なと思うか判断します。重要な用件なのか、単なる情報なのか、すぐに開封してほしいのかを知らせるために件名は重要なので、端的にわかりやすく書くようにします。

メール本文の構成

ビジネスメールの本文を書く際に知っておきたい書き方のマナーを紹介します。

ビジネスメール本文の構成

相手の名前

ビジネスメールでは、送る相手には、「株式会社○○○○ 営業部 主任 ○○○○ 様」のように社名、部署名、役職名、氏名などを入力します。 ただ、得意先で慣れた相手だと丁寧すぎると思われることもあるので、相手先との関係により「株式会社○○○○ ○○○○ 様」など、部署や役職を省略してもいいでしょう。

あいさつ文

封書やはがきなどの、ビジネス文書とは違って時候の挨拶などは不要です。 通常の取引には、「いつもお世話になっております。○○株式会社の○○です。」といった挨拶で十分です。はじめて送る相手の場合は、営業先や面識がなくお願いをする場合など、相手先によっては丁寧なあいさつが必要な場合もあります。

本文

要件は、簡潔に読みやすい構成にするように心がけます。メールの本文で気を付けることに、改行の仕方があります、ずっと文章を打ち続けると非常に読みにくくなってしまうので、1行25文字前後を目安にし、できるだけ意味が途切れないような位置で改行します。

特に、長い文章になってしまうときは、句点(。)や読点(、)を適時利用して読みやすくなるように工夫することが必要です。

署名

送信者(あなた)の、社名、住所、電話番号、FAX番号、ホームページアドレス、メールアドレスなどの連絡先、部署、役職、氏名などを記入して本文の下に記入します。

毎回同じ内容を記入するのは大変なので、メーラーの署名保存機能を使って署名を登録しておくと署名を自動的に、もしくはボタン1つで本文に署名を挿入してくれます。

署名のデザインは、特に決まっていないので自分や会社のスタイルにあった署名のデザインを探してみてください。下記のサイトのようにいろいろなデザインの署名のサンプルを消化している記事もあります。
https://next.rikunabi.com/journal/20171101_s05/